Inspiratie & Recepten

4 manieren om jouw productiviteit een boost te geven

Wist je dat: 96% van de mensen hun smartphone bekijkt binnen een uur na het ontwaken ’s ochtends (en maar liefst 61% neemt een kijkje binnen de eerste vijf minuten).

Hoewel het onschuldig lijkt, zorgt dit ervoor dat we een “reactieve” dag krijgen.

Denk er eens over na.

Als het eerste wat je doet als je uit bed rolt is je e-mail openen, je sms’jes lezen of je voicemails beluisteren, dan zet je jezelf in wezen op de tweede plaats. Of er nu goed, slecht of geen nieuws te wachten staat, je laat andere mensen jouw stemming voor de dag bepalen.

De meesten van ons maken zich hier schuldig aan, en het beïnvloedt onvermijdelijk onze productiviteit.

Bron: Harvard Business

Hier zijn vier tips om jouw productiviteit te boosten

1. Doe je belangrijkste taken eerst

Dit betekent dat je prioriteit geeft aan de taken die het meeste breincapaciteit vragen. Doe dit op het moment waarop je energiepeil het hoogst is. Voor de meerderheid van de bevolking is dit op het begin van de dag of in de voormiddag. Idealiter zorg je ervoor dat je zo min mogelijk externe prikkels toelaat in die piekuren. E-mails, telefoons, collega’s – beperk ze tot een minimum of beter nog, zorg voor een tijdsblok waarop je ongestoord kan werken. Vermijd afleiding. Zodra de belangrijkste taak erop zit, heb je jouw dag reeds gewonnen en kan je makkelijkere taken opnemen.

2. Plan jouw dag reeds de avond ervoor


Een productieve dag ontstaat niet zomaar. Het vereist planning. Als we opschrijven wat we van plan zijn – en wanneer en waar we dat willen doen – is de kans veel groter dat we onze doelen bereiken. Het boek “Atomic Habits” is hier een heel goed werkboek voor.

Laura Mae Martin, de productiviteitsadviseur van Google, geeft heel wat tips in dit e-book over productiviteit. Om te beginnen schrijft ze haar top drie prioriteiten op in het door haar gemaakte sjabloon The Daily Plan. Onder de eerste prioriteit staat: ‘Totdat deze eerste taak af is, is al het andere een afleiding.’ “Dus dat is mijn ene taak dat ik gedaan moet krijgen.”

Vervolgens gebruikt ze hetzelfde sjabloon om haar dag op microniveau te plannen, per uur. “Zelfs als ik gewoon opschrijf dat ik van plan ben om tussen 7 en 8 uur te gaan sporten, is de kans groter dat ik dat ga doen.” Martin’s proces omvat ook mini to-do’s; taken die ze tussen de vergaderingen door kan doen omdat ze maar een paar minuten vergen, zoals een telefoontje plegen of e-mails beantwoorden.

Tip: Neem controle over jouw dag met een planning. Probeer Martin’s sjabloon voor een week. Het ideale moment om het in te vullen is aan het einde van de werkdag, zodat alles nog vers in het geheugen ligt wat je morgen wilt klaarkrijgen.

3. Ontwikkel rituelen voor verschillende soorten werk

Dit kan raar klinken maar door verschillende associaties op te bouwen aan bepaalde soorten werk, verloopt het proces makkelijker en geraak je sneller in volle concentratie. Bewust zijn over waar je werkt is een andere manier om structuur in je dag aan te brengen.

Bij de creatieve taken zoals mailings/content/grafisch ontwerp bijvoorbeeld zet ik steeds een achtergrond playlist op die ervoor zorgt dat ik sneller in de creatieve modus geraak.

Bij brainstorms gaan Charlotte en ik vaak gaan wandelen of zitten we buiten, frisse lucht helpt om out-of-the-box na te denken.

Denk na over de belangrijkste soorten werk die je doet, en begin daar gewoontes/rituelen omheen te creëren. De rituelen kunnen te maken hebben met de fysieke locatie of het tijdstip waarop je een bepaalde taak uitvoert. Bijvoorbeeld op vrijdagvoormiddag schrijf ik blogposts.

Tip: het kost natuurlijk wat tijd om hier een vaste connectie mee te maken, maar als je dat doet, wordt het makkelijker en gaat het sneller naarmate je meer oefent. Je hersenen zullen signalen – zoals je fysieke omgeving en het tijdstip van de dag – gaan associëren met bepaalde soorten werk.

4. Plan vrije tijd of buffertijd in

Het is gemakkelijk om aan te nemen dat de meest productieve mensen 100% van hun dag volgeboekt zijn. Dat is eerder een fabeltje. Niemand kan 100% productief zijn. In tegendeel, vaak doe je dan gewoon langer over dezelfde inhoud.

Ruimte laten tussen ‘werkblokken’ voor onverwachte zaken, privé of werkgerelateerd is sterk aanbevolen want dat is er altijd. Zo zorg je ervoor dat jouw planning haalbaar is en blijft. Als je geen vrije tijd in je agenda hebt, laat je weinig ruimte voor jezelf om spontane gesprekken te voeren, of momenten van creativiteit en inspiratie. Of gewoonweg voor momenten waarop je energie laag is en jouw concentratievermogen op een laag pitje staat. Als jouw agenda helemaal vol staat dan zal je gegarandeerd zaken moeten schrappen omdat de vorige taken uitlopen. Onafgewerkte agendapunten werken demotiverend en als het vaak voorkomt zorgt dit voor stress. Afgewerkte punten zorgen juist voor motivatie en geven een “win” gevoel waardoor je juist meer zal ontspannen en een beter gevoel krijgt over jouw dag. En dat straal je uit, wat op zich weer effect kan hebben op jouw zelfvertrouwen.

Tip: een volledig geblokkeerde dag kan je een vals gevoel van productiviteit geven. Als jouw agenda vol lijkt, plan dan bewust tijd in om niets te doen. Je kan deze tijd gebruiken als buffertijd voor dingen die uitlopen of onverwachte taken die in de loop van de dag opduiken. Of je kan het zelfs gebruiken voor geplande spontaniteit – tijd om onverwachte ideeën op te doen.

Conclusie

Productiviteit gaat niet over het aantal uren dat je werkt, of hoeveel to-do’s je van je lijstje kan strepen. Het gaat erom dat je doet wat nodig is om op een efficiënte en tijdbesparende manier te werken. En dat begint met een bewuste dagindeling. Laat het niet aan het toeval over – gebruik de bovenstaande tips om te beginnen.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Misschien vind je deze ook leuk

Josephine en Charlotte Clarys

Arthur & The Sisters

the sisters

Leuk dat je hier bent! We hopen dat je wat inspiratie kan halen uit onze recepten of nieuwtjes. Heb je zelf een leuk recept? Laat het ons zeker weten!

Josephine & Charlotte

Onze favorieten
Pluk de dag
Ontbijt
Close