Wussten Sie das? 96 % der Menschen schauen innerhalb einer Stunde nach dem Aufwachen am Morgen auf ihr Smartphone (und satte 61 % innerhalb der ersten fünf Minuten).

Obwohl es harmlos erscheint, führt dies dazu, dass wir einen „reaktiven“ Tag haben.

Denken Sie darüber nach.

Wenn das Erste, was Sie nach dem Aufstehen tun, ist, Ihre E-Mails zu öffnen, Ihre SMS zu lesen oder Ihre Sprachnachrichten abzuhören, stellen Sie sich im Grunde selbst an die zweite Stelle. Egal, ob gute, schlechte oder gar keine Nachrichten anstehen, Sie lassen andere Menschen Ihre Stimmung für den Tag bestimmen.

Die meisten von uns machen sich dessen schuldig, und das wirkt sich unweigerlich auf unsere Produktivität aus.

Quelle: Harvard Business

Hier sind vier Tipps zur Steigerung Ihrer Produktivität

1. Erledigen Sie Ihre wichtigsten Aufgaben zuerst

Das bedeutet, dass man den Aufgaben, die am meisten Gehirnleistung erfordern, Priorität einräumt. Tun Sie dies zu dem Zeitpunkt, an dem Ihre Energie am höchsten ist. Für die Mehrheit der Bevölkerung ist dies in der Morgendämmerung oder am Morgen der Fall. Im Idealfall stellen Sie sicher, dass Sie in diesen Spitzenzeiten so wenig externe Reize wie möglich zulassen. E-Mails, Telefone, Kollegen – beschränken Sie sie auf ein Minimum, oder besser noch, stellen Sie einen Zeitblock bereit, in dem Sie ungestört arbeiten können. Vermeiden Sie Ablenkungen. Wenn die wichtigste Aufgabe erledigt ist, haben Sie Ihren Tag schon gewonnen und können sich leichteren Aufgaben zuwenden.

2. Planen Sie Ihren Tag bereits am Vorabend

Ein produktiver Tag entsteht nicht über Nacht. Sie erfordert Planung. Wenn wir aufschreiben, was wir tun wollen – und wann und wo wir es tun wollen -, ist es viel wahrscheinlicher, dass wir unsere Ziele erreichen. Das Buch„Atomic Habits“ ist ein sehr gutes Arbeitsbuch dafür.

Laura Mae Martin, die Produktivitätsberaterin von Google, gibt in diesem E-Book viele Tipps zur Produktivität. Zunächst notiert sie ihre drei wichtigsten Prioritäten in der von ihr erstellten Vorlage The Daily Plan. Unter der ersten Priorität heißt es: „Bis diese erste Aufgabe erledigt ist, ist alles andere eine Ablenkung. „Das ist also meine einzige Aufgabe, die ich erledigen muss.“

Sie verwendet dann dieselbe Vorlage, um ihren Tag auf kleinster, stündlicher Basis zu planen. „Selbst wenn ich nur aufschreibe, dass ich zwischen 7 und 8 Uhr morgens Sport treiben will, tue ich das mit größerer Wahrscheinlichkeit. Zu Martins Arbeitsablauf gehören auch kleine Aufgaben, die sie zwischen den Sitzungen erledigen kann, weil sie nur ein paar Minuten in Anspruch nehmen, z. B. einen Anruf tätigen oder E-Mails beantworten.

Tipp: Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihren Tag mit einem Zeitplan. Probieren Sie Martins Vorlage eine Woche lang aus. Der ideale Zeitpunkt für das Ausfüllen ist am Ende des Arbeitstages, so dass Sie alles, was Sie morgen erledigen wollen, noch frisch im Kopf haben.

3. Entwickeln Sie Rituale für verschiedene Arten von Arbeit

Das mag seltsam klingen, aber wenn man verschiedene Assoziationen zu bestimmten Arbeiten aufbaut, ist der Prozess einfacher und man kann sich schneller voll konzentrieren. Eine weitere Möglichkeit, den Tag zu strukturieren, besteht darin, sich bewusst zu machen, wo man arbeitet.

Bei kreativen Aufgaben wie z. B. Mailings/Content-/Grafikdesign lege ich immer eine Hintergrund-Playlist auf, die dafür sorgt, dass ich schneller in den kreativen Modus komme.

Beim Brainstorming gehen Charlotte und ich oft spazieren oder setzen uns an die frische Luft, das hilft beim Denken über den Tellerrand hinaus.

Überlegen Sie sich, welche Arbeiten Sie hauptsächlich verrichten, und schaffen Sie dafür Gewohnheiten/Rhythmen. Die Rituale können mit dem Ort oder der Zeit zu tun haben, an dem Sie eine bestimmte Aufgabe erledigen. Am Freitagmorgen schreibe ich zum Beispiel Blogbeiträge.

Tipp: Es braucht natürlich eine gewisse Zeit, um eine solide Verbindung herzustellen, aber wenn Sie das geschafft haben, wird es einfacher und geht schneller, je mehr Sie üben. Ihr Gehirn wird beginnen, Signale – wie Ihre physische Umgebung und die Tageszeit – mit bestimmten Arten von Arbeit zu assoziieren.

4. Freie Zeit oder Pufferzeit einplanen

Es ist leicht anzunehmen, dass die produktivsten Menschen 100 % ihres Tages ausgelastet sind. Es handelt sich eher um eine Fabel. Niemand kann zu 100 Prozent produktiv sein. Im Gegenteil, oft braucht man dann einfach länger für denselben Inhalt.

Es ist sehr empfehlenswert, zwischen den „Arbeitsblöcken“ Raum für unerwartete Dinge zu lassen, sei es im privaten oder im beruflichen Bereich, denn so etwas gibt es immer. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Zeitplan realisierbar ist und bleibt. Wenn Sie keine freie Zeit in Ihrem Terminkalender haben, bleibt Ihnen wenig Raum für spontane Gespräche oder Momente der Kreativität und Inspiration. Oder einfach für Zeiten, in denen Sie wenig Energie haben und Ihre Konzentrationsfähigkeit nachlässt. Wenn Ihr Terminkalender völlig überfüllt ist, müssen Sie garantiert Dinge streichen, weil die bisherigen Aufgaben überhand nehmen. Unerledigte Tagesordnungspunkte sind demotivierend, und wenn sie häufig vorkommen, verursachen sie Stress. Die erreichten Punkte motivieren und geben Ihnen ein Gefühl des „Sieges“, das Sie entspannter macht und Ihnen ein besseres Gefühl für den Tag gibt. Und das strahlen Sie aus, was sich wiederum auf Ihr Selbstvertrauen auswirken kann.

Tipp: Ein völlig blockierter Tag kann Ihnen ein falsches Gefühl von Produktivität vermitteln. Wenn Ihr Terminkalender voll zu sein scheint, planen Sie bewusst Zeit zum Nichtstun ein. Sie können diese Zeit als Puffer für Dinge nutzen, die ausgehen, oder für unerwartete Aufgaben, die im Laufe des Tages auftauchen. Oder Sie können sie sogar für geplante Spontaneität nutzen – Zeit für unerwartete Ideen.

Schlussfolgerung

Bei der Produktivität geht es nicht darum, wie viele Stunden Sie arbeiten oder wie viele Aufgaben Sie auf Ihrer Liste abhaken können. Es geht darum, das Nötige zu tun, um effizient und zeitsparend zu arbeiten. Und das beginnt mit einem bewussten Tagesablauf. Überlassen Sie es nicht dem Zufall – nutzen Sie die oben genannten Tipps, um loszulegen.